Isikuandmete töötlemise üldpõhimõtted

Tabasalu Gümnaasiumi (edaspidi: kooli) kui Haridus- ja Teadusministeeriumi allasutuse tegevus on avalik. Tegevuse käigus töödeldakse isikuandmeid õigusaktidest tulenevate ülesannete täitmiseks. Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming. Järgnevalt on esitatud teave isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta koolis ning isiku õiguste kohta enda andmetega tutvumisel. NB! Alljärgnev teave ei hõlma:

  • juriidiliste isikute ja asutuste andmete töötlemist ning füüsilise isiku andmete töötlemist, kui andmeid töödeldakse seoses tema ameti kohustusega;
  • isikuandmete töötlemist veebilehtedel, millele kooli veebilehel viidatakse, kuid mida ei halda kool (välislingid).

Õpilaste andmete töötlemine

Töötleme õpilaste isikuandmeid kahel põhjusel:

  • isikuandmed, mida kogume ja töötleme seadustest ning nende alusel kehtestatud kooli sisemistest normdokumentidest tulenevate kohustuste täitmiseks. Neile andmetele on määratud vastutaja, ligipääsu piirangud ja säilitamise tähtaeg.
  • sikuandmed, mida kogume ja töötleme vajaduspõhiselt koolitöö sujuvaks korraldamiseks ja õpilase heaolu ning turvalisuse huvides õpilase või alaealise õpilase puhul tema seadusliku esindaja nõusoleku alusel.

Õpilastega seotud dokumentatsioonile on seatud juurdepääsupiirang ning neid andmeid kolmandatele isikutele ei avaldata. Dokumente väljastatakse ainult asutustele ja isikutele, kellel on otsene seadusest tulenev õigus neid küsida. Kuni 18- aastase õpilase andmeid töödeldakse vanema või seadusliku esindaja nõusoleku alusel juhul kui aktidest või lepingutest töötlemise alust ei tulene. Nõusolek küsitakse andmete töötlemiseks järgmistel eesmärkidel:

  • õpilase hinnete teatamine elektrooniliselt kooli õppeinfosüsteemi kaudu;
  • õpilase tunnustamine kooli veebilehel, õppeinfosüsteemis või meediakanalites;
  • õpilase kajastamine kooli sündmusi jäädvustavates audiovisuaalsetes materjalides ja nende avalikustamine kooli veebilehel või meediakanalites (Facebook, Instagram).

Vanemal on õigus igal ajal nõusolek tagasi võtta. Selleks tuleb teavitada kooli e-posti aadressil kool@tbg.edu.ee.

Isikuandmete töötlemine avalduse, taotluse või muu dokumendi esitamisel

Isikuandmeid töötleme ulatuses, mis on lubatud õigusaktidega ja on vajalik esitatud dokumendi menetlemiseks. Avaliku teabe seaduse kohaselt registreerime kirjavahetuse andmed dokumendiregistris. Juhul, kui saadetud kiri sisaldab avalikustamisele mittekuuluvaid andmeid, määrame selle registrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks. Eraisikust kirja saatja või -saaja nime ja kirja sisu ei avalikusta. Samuti ei märgi dokumendi avalikus vaates pealkirja selliselt, et selle järgi saaks pöörduja tuvastada. Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitab gümnaasium viis aastat. Tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad üldjuhul hävitamisele.

Juurdepääsupiiranguga dokumente väljastame ainult neile asutustele ja isikutele, kellel on otsene seadusest tulenev õigus neid küsida.

Vabale ametikohale kandideerimine

Tööle kandideerimisel lähtume isiku enda avaldatud infost ja avalikest allikatest. Seejuures on kandidaadil õigus teada, milliseid andmeid tema kohta oleme kogunud. Samuti on kandidaadil õigus meie poolt kogutud andmetega tutvuda, anda selgitusi ja esitada vastuväiteid. Kandideerimisdokumentidega tutvuvad ainult värbamisprotsessis osalevad töötajad. Neid dokumente ja andmeid kolmandatele isikutele ei avaldata. Eeldame, et isikutega, keda kandidaat on nimetanud enda soovitajana, võib suhelda ilma luba küsimata.

Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel. Avalike konkursside korraldamisega seotud dokumente ja kirjavahetust säilitatakse üks aasta

Veebilehe külastamine

Veebilehe külastamisel piirduvad külastaja kohta kogutavad ja säilitatavad andmed:

  • kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadress),
  • arvuti veebilehitseja ja operatsioonisüsteemi tarkvaraversiooniga,
  • külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).

IP-aadresse ei seota isikut tuvastava teabega. Andmeid kogutakse selle kohta, millist veebilehe osa külastatakse ja kui kaua seal viibitakse. Kogutud andmeid kasutatakse külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal veebilehte arendada ja külastajale mugavamaks muuta.

Stuudiumi kasutamine

E-õppekeskkond Stuudium on õppe- ja kasvatustöö korraldamiseks ja koolielu paremaks toimimiseks. Stuudiumis olevad andmed avaldame üksnes õpilastele, kooli töötajatele ja õpilaste vanematele / seaduslikele esindajatele. Keskkonda siseneb õpilane / töötaja / õpilase vanem parooliga, ID-kaardiga või Smart ID-ga.

Suhtlusvõrgustiku Facebook kasutamine

Kooli Facebooki lehekülje kasutamiseks on tehtud järgmised seadistused:

  • lehekülg on kõigile nähtav;
  • igaüks võib leheküljel postitada, aga enne avaldamist peab moderaator selle kinnitama;
  • töökeeleks on eesti keel;
  • rakendatakse postitaja sõnumi sisu automaatse filtreerimise seadistust (st Facebook tõkestab automaatselt üldteada solvavaid väljendeid sisaldavate postituste avaldamise (seadistus Profanity Filter – keskmine));
  • inimesed saavad kooliga Facebooki vahendusel privaatselt ühendust võtta;
  • kõigil on võimalik viidata kooli Facebooki leheküljele ja selle avalikule sisule (tag’imine). Facebooki kogutud kasutusstatistika andmed saadakse anonüümsel kujul. Täpsemalt saab selle kohta lugeda Facebooki andmepoliitikat ja küpsiseid puudutavatest eeskirjadest.

Suhtlusvõrgustiku Instragram kasutamine

Kooli Instagrami lehekülje kasutamiseks on tehtud järgmised seadistused:

  • lehekülg on kõigile nähtav;
  • töökeeleks on eesti keel;
  • inimesed saavad kooliga Instagrami vahendusel privaatselt ühendust võtta;
  • kõigil on võimalik viidata kooli Instagrami leheküljele ja selle avalikule sisule (tag’imine). Tagimine on võimaldatud.

Andmete säilitamine

Säilitame teie andmeid kas:

  • dokumendi säilitustähtaja möödumiseni vastavalt kooli dokumentide loetelule või
  • nii kaua, kui seda on vaja seadusest tuleneva ülesande täitmiseks, või
  • seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni. Arhiiviväärtuseta andmeid töödeldakse säilitustähtaja möödumiseni. Arhiiviväärtuslikud andmed antakse säilitamiseks üle avalikku arhiivi ning üleantud andmete töötlemine lõpetatakse.

Isiku õigused seoses tema andmetega

Igaühel on õigus enda kohta kogutud isikuandmetega tutvuda. Andmete väljastamiseks soovitame esitada teabenõue, millele vastame esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul. Andmed väljastame vastavalt soovile kas paberil või elektrooniliselt. Isikuandmetega tutvumise taotlusest keeldutakse, kui see võib:

  • kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,
  • takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,
  • raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,
  • ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Igaühel on õigus nõuda enda ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb esitada omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus. Meie otsuste peale isikuandmete töötlemisel on isikul õigus esitada vaie või pöörduda halduskohtusse.

Jälgimisseadmestiku kasutamine

Kooli hoones ja territooriumil on videovalve. Jälgimisseadmestiku on paigaldanud ja seda haldab lepingujärgselt kehtiva tegevusloaga turvafirma. Juurdepääsuõigus videovalve otsepildile ja salvestistele on kooli direktoril, juhiabil ja administraatoril. Koolis on keelatud pildistamine ja salvestiste tegemine ilma kohalolijate nõusolekuta.

Kolmandatele osapooltele andmete edastamine

Teie isikuandmed loeme konfidentsiaalseks infoks ning ei avalda kolmandatele osapooltele v.a. seadusega ettenähtud juhtudel. Kool kasutab isikuandmeid teile õppe- ja kasvatustöö tugiteenuste osutamiseks (nt toitlustus, e-õpilaspilet, õppeinfosüsteem).